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分销商商务管理经验谈--整合管理方式的转变 选择好管理系统

来源:电脑商情报 作者:佚名 发布日期:2010-10-20 14:27:34 点击数: 附件:无

   核心提示:在IT业飞速发展的二十年中,经历了快速成长的IT产品经销商,对因管理所带来的烦恼深有感触。他们很早就开始从信息化管理手段中寻找出路,如今,信息化是否已经让他们摆脱了管理的困惑?
如何磨合管理方式的转变

  主持人:从传统的管理方式转变到信息化的管理方式,往往需要经历一个磨合的阶段。在这个过程中,各位都曾经碰到过什么样的问题?是否有好的解决方法?
  温祝平:转换到信息化的管理方式之后,员工往往会认为很麻烦,对新的管理方式有抵触,尤其是业务人员,他们还是会习惯于用过去的思维方式做业务,不愿意按照新的管理流程去操作,这是最大的问题。以我们的经验来看,用细化的责任制度去推动会更好。岗位的责任要明确、奖罚要分明,这样利用管理系统进行审批才能有意义。另外,要让大家日常的工作,真的去依赖管理系统,比如公司通知、公告、培训等日常事物都要通过系统完成,不能自己弄出好几种形式的管理来。管理者自己更要快速习惯通过管理系统中的信息,去评判员工的工作、了解和分析公司的业务问题。
  黄成金:对于任何企业而言,上马信息化系统就意味着改变此前的旧有习惯及流程,这种改变可能会在一段时间内造成混乱与争议。因为信息化系统不只关乎一两个部门,整个公司都要用,有些部门领导可能会认为多一事不如少一事,会对系统建设产生程度不同的抵触情绪。在这个问题上,企业管理者必须亲自挂帅,扎扎实实做好前期工作,保证公司相关岗位人员的全力支持与配合。
如何选择自己的管理系统
  主持人:目前,针对中小企业用户的信息化管理产品种类繁多。但是长期以来,信息化管理系统的部署对于中小企业都是一件比较头疼的事情,甚至相当一部分中小企业的信息化管理系统都出现过形同虚设的问题。那么,如何选择一套真正适合自己企业的系统呢?
  温祝平:首先,企业自己也不能单依靠别人的推荐和软件公司的宣传。还是在花钱之前多做一些考察,充分了解软件的功能后,再判断它是否符合自己公司业务领域的特点。挑选在自己所处的领域中做得专一些的,对业务的了解更透彻的产品,用起来会更顺畅。比如,都是做相同产品的,但是做零售的和做行业用户的,公司业务的特点就完全不同,如果用通用产品就容易不顺手。另外,买软件之前要看提供软件的公司是否提供IT咨询服务,是否有能力解决应用环境等问题,否则出现问题后因为硬件问题、网络问题“扯皮”,就得不偿失了。
  黄成金:首先我们来简单了解一下目前在中小企业管理中使用最广泛的三个信息管理系统:其一是CRM客户关系管理系统,主要系统解决销售管理中的相关问题;其二是OA办公自动化系统,主要解决日常办公的一些问题;其三是ERP企业资源管理系统,是一个以企业资源管理为核心的信息系统。中小企业用户应该结合自身应用状况做出合理的选择。
  第一,在选择管理系统时,中小企业首先要做到货比三家,多找几家厂商及产品进行深入对比,从中找到适合于自己的产品;其次,对于服务商的选择,一定要选择有实力、并且正在用该产品的服务商,一旦系统出现问题,服务商可及时提供服务支持;第三,与服务商签约时,尽量要求对方的高层管理者参与项目实施,因为他们对系统与管理的理解更深刻,会对企业信息化管理提出更合理、更实用的建设性意见和建议。
  方林:重视自身需求,切勿盲目跟风。谈到软件选型,无论选择国内软件还是国外软件,都要以自身适用为主。企业在选购任何一款软件时,首先都会考虑其功能、实用性、价格等因素。选择ERP软件更不例外,ERP软件的选择一定要将适用性放在首要位置,然后从企业战略目标出发,梳理、优化业务流程、确定关键功能需求以及改善的目标和远景,然后再对软件进行评估和选择。
其次,企业在选择软件时切勿盲目跟风。很多企业选择ERP软件时都会在国外品牌和国内品牌上犹豫不决。有些人抱着“贵的就好”的念头,最后的结果便是只买贵的不买对的;也有些人只想着节省IT支出,最后的结果便是得到个名存实亡的摆设。而事实上,只要满足了企业发展的自身需求,无论是“外来的和尚”还是“本土的新秀”都会有一个好的结果。
  除此之外,企业还要重视商业模式和发展的管理思路。企业降低成本的重点放到节省生产、物流、销售等成本环节上。将生产基地慢慢转移到劳动力及生产成本较低的国家或者地区,物流等环节采用外包等模式,工业化与信息化催生的制造服务业也给企业提供了将研发、技术创新等业务外包的可能。与此同时,企业的业务模式和管理思路逐渐向满足企业扩张和深入管理的要求升级。这就需要我们所选择的新一轮ERP,具备SOA技术架构和多组织应用架构,帮助企业实现转型升级。
如何避免陷入误区
  主持人:作为管理软件的老用户,你们认为中小企业用户在实施信息化管理的过程,容易陷入哪些误区?如何避免?
  温祝平:不一定价格高、功能全的软件就一定能理解用户的需求。提什么需求,就订制什么需求的软件厂商也不一定就能做出用户满意的管理软件,没有管理思路的软件不会是好用的软件。采购软件的时候,不需要采购所有的模块,按自己的需求采购,但是要搞清软件厂商所提供的平台是否有整合的能力,以便在将来企业发展壮大的过程中不必替换管理软件依旧能持续使用。
  黄成金:根据我们公司的经验,中小企业用户在信息化管理系统实施过程中,应该在以下五个方面注意避免陷入误区。首先要解决系统流程与企业习惯的适应关系。实施信息化管理的企业应该根据系统功能特点,优化调整系统流程,让企业习惯去适应管理系统,而不是让管理系统来适应企业习惯。其次,任何管理系统都不是灵丹妙药,不要指望它能满解决你百分之百的问题,能够满足企业90%以上的需求已算成功;第三,尽量选取知名品牌的产品,千万不要自作聪明,根据企业现有业务流程自己开发管理系统,否则会带来无穷后患;第四,实施信息化建设切忌大撒把,企业管理者必须要将其作为“一把手”工程亲抓亲为;最后,在项目实施过程中,企业管理者还应该做到严格考核、奖罚有序,以保证整体系统建设的顺利推动。
  方林:因为在理念上忽视变革管理对于ERP实施的重要性,我们公司实施过程中产生了许多的误区,归纳起来有七个误区:一、把ERP实施看成单纯的技术项目;二、错把操作当管理;三、认为ERP实施可以推动企业的变革;四、对“一把手工程”的片面理解;五、ERP选型“先结婚后恋爱”;六、售前的误导;七、ERP实施顾问忽视管理知识;八、削足适履的业务流程重组。走出这些误区的根本,就是在ERP实施过程中加强对人的关注。
信息化管理带来的好处
  主持人:以各位的经验来看,在上马信息化管理系统之后,信息化的管理手段是否给你们的企业带来了实际的收益和好处?
  温祝平:我们已经感受到了很多的好处。过去,我们和下游经销商间的合作没有互动,他们库存多少我们很难了解,现在我们通过系统可以非常清楚经销商手里还有多少库存,我们自己的手里有多少库存,另外所代理的产品品牌竞争力如何都可以拿到非常有说服力的数据。另外,欠款也很清楚。谁发的货、如何发的、谁签收的、签收了多少、支付了多少、收款的状况、欠不欠发票等,不再有“扯皮”的问题。过去最有难度的客户管理,现在变成了一个非常友好的过程,反而让大家的关系更密切了。
  另外,公司在经营的过程中,累积下来的经验和知识往往是隐性的,过去传递这样的经验都是依靠人。而管理软件可以帮我们把它们显性化地传递给员工,而不受员工流动的影响。IT行业人员的流动性非常大,但是公司的业务好坏却非常依赖员工的专业性。过去,我们培养一个负责店面销售的员工,至少要花三个月才能找到感觉,半年才能产生绩效,但是经常做不到一年就会跳槽。现在,我们招来一个新员工,要求他们通过我们的管理系统进行学习,不需要人的培训,他也能在一周内达到过去需要三个月时间才能达到的效果。因为,在管理系统中,公司多年来所有的公告、规定、工作流程说明都有,他所要接替工作的人员,以往所有与用户沟通的电子邮件、计划、报告、客户跟踪情况、销售情况、回款情况都一目了然,通过这些信息就可以把过去员工的销售经验传递给新的员工。我现在,对所有的新员工都要求他们在系统中自学,反馈的效果反而非常好。
  黄成金:确实带来了很多管理上的方便和好处。首先体现财务管理上。现在我们公司的财务信息可以随时随地查询,准确度达95%以上。以前我们每月中旬才能出上个月的财务报表,现在当月最后一天,两三个小时就能出完,工作效率大大提高,同时节省了人力成本。其次体现在销售管理方面。该信息管理系统上线后,销售信息可以随时查询,帮助公司及时调整开拓方向,提高了销售的管理水平。第三还体现在节省运营成本、降低库存损耗方面。以前,库存损耗约占公司销售利润10%以上,通过这一系统,该比例迅速降到1%以下。此外,通过该系统,我们的工作效率及售后服务质量也得以大幅改善,并由此提高了客户满意度。相较以往,公司在管理流程、业务注重上更为规范化,并为我们争取到更多做大客户的机会。
  方林:信息化的管理手段给企业带来了实际的收益和好处比较明显,也比较多,建设信息化后,主要可为企业带来以下改变:作业方法的改变,信息化代替手工作业;科学化的管理,以数字取代经验印象;制度化的管理,以法治取代人治管理;标准化的管理,以统一取代各行其是;企业库存水准可以降低15%~40%,资金周转次数可提升50%~200%,劳动生产力可提高15%~20%,按期交货率可达90%~98%,生产成本可降低7%~12%,利润可增加5%~10%。

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