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快普助力北京赛科世杰:让信息化把企业带大

来源:中国计算机报7月2日第24期 作者:卜娜 发布日期:2012-07-06 11:35:42 点击数: 附件:点击下载

    在中小企业管理软件市场,用户对软件企业的抱怨声总是不绝于耳。所以在采访北京赛科世杰科技有限公司(以下简称北京赛科世杰)总经理王刚时,他在言语中不断流露出的对一家管理软件企业的感激之情,多少令记者感到有些吃惊。

    “快普M6确实是一款很好的软件。它并不只是一个管理软件,因为它体现的是系统性的企业管理思路。”谈起北京赛科世杰正在使用的信息化管理系统,王刚一点儿都不认为自己当初只试用了几天就决定上线快普M6管理系统的决定草率,他甚至还觉得与快普相见恨晚。

    计算机专业出身的王刚,对于信息化管理可不是“棒槌”。一毕业就进入IT行业的他,在上世纪90年代就开始接触各种国外的先进管理软件。科班出身再加上对信息化管理兴趣浓厚,王刚在日常工作中边揣摩边学习,对于如何将信息化手段与企业管理机制紧密结合,积累了不少实战经验。

    按照王刚的说法,能把所学用到管理上,也是一种成就。正是基于对信息化管理的深刻理解,多年来他一直在寻找高效的管理工具,也试用了包括用友、金蝶在内的不下十种产品,但却始终没有找到能够和他的管理思路相匹配的管理软件。实在没办法的时候,他甚至还想过自己开发,直到经朋友介绍接触到厦门快普。

我们的系统是“活”的

    刚接触快普M6的时候,王刚也充满质疑:产品是不是成熟,后续升级能不能满足需要,数据的安全能否保障?但在经过深入研究后,王刚不仅打消了疑虑,还发现了快普M6的不同寻常之处。

    他告诉记者,快普M6和其它的管理系统完全不同,特别是内部流程控制非常灵活,企业可以自行定制表单。也就是说,如果企业有特殊的需求,可以自己设置程序。但在其他系统中,就只能通过修改程序或定制开发实现。

    “系统是活的,这就意味着可以改进,利于将管理思想落地。”快普M6的灵活性,让王刚对这套管理软件一下产生了特殊的好感,因为多年来他都没有碰到过这样的产品,当初他之所以打算自己开发,也是因为想彻底解决管理软件灵活性不足的问题,而快普M6的设计思路正好和他当初的思路一拍即合。

    2006年,刚刚成立的北京赛科世杰还是一家小公司。但是规模小并不意味着管理就落后。公司团队组建完成,王刚就为北京赛科世杰上线了速达的管理系统。在企业发展的初级阶段,这套系统也确实曾为提升企业运作效率做出了一些贡献。但是,随着北京赛科世杰业务的快速扩张,业务流程、财务、客户管理等诸多方面都出现了漏洞,这套系统也渐渐无法满足王刚的管理需要了。

    “我们用速达只能满足对进销存的管理,财务上的工作量很大,业务上也只能打印单据,更不用谈客户关系的管理了。但是对我们这种成长很快的公司,管理不好财务、业务、客户,发展的风险就会非常大。”王刚表示,为了让管理水平与企业的成长速度相对应,他开始为公司寻找新的管理工具,但却不断碰壁。

    事实上,为了避免不必要的风险,他一直对信息化管理系统的上线测试非常认真。在决定上线新系统前,他总共测试了市场中的十款主流管理软件,但多数软件不是业务流程、管理流程与他们的需要相悖,就是管理漏洞多,比如无法防止虚假出货,不同客户订的货可随便调换等。

    经过一番折腾,他发现信息化管理并不是肯投入人力、物力、财力就能有回报的。企业采用信息化管理系统的目的是借助信息化技术完成管理目标,如果管理平台实现不了这些需求,自然形同虚设。而不灵活的产品,想在采购后补救往往也代价巨大。“设计快普M6的架构师,肯定对财务很懂,对管理很懂,对业务流程也很了解,对客户需求更是做过系统的分析。我曾经想自己开发一套系统,跟快谱现在做的不谋而合,他把我想的都实现了,而且比我的经验更丰富,管理思想都可以落地,也有足够大的发展空间。即使有目前还没有做到的,也可以轻松加入新的思路、流程。”

用好系统等于执行ISO9001

    王刚是个做事非常认真的人。在他看来,信息化管理只是一种手段,如果它不能和公司的管理流程真正对应起来,一定执行不到位,最终导致管理失控。

    “信息化的实施要求公司实现流程化的管理,信息、单据都要能够追溯查询。货动要有单子,钱动也要有单子,一一对应。”为了让企业的管理更规范,王刚还特意聘请了西门子的高级ISO9001内审员为北京赛科世杰实施流程改造,简化管理流程,让整个公司的管理能真正专注于业务。

    没想到的是,新来的内审员在看到北京赛科世杰上线的快普M6系统后反而告诉王刚,公司不用刻意做ISO9001,因为只要把这个管理系统执行好了就是ISO9001。最后,公司的流程改造工作干脆变成了内审员对快普M6的研究工作。为了将系统吃透,内审员甚至每天研究到半夜,对数据,找问题。

    “在使用快普M6之后,我们的会计也得到了实惠。以前他们忙到9点都忙不完,现在6点就能下班了。好的工具就是事半功倍。”在王刚看来,快普M6带来的改变随处可见,比如客户管理能力就比过去更强了,公司开发客户、维护客户的水平都明显提升,客户满意度也在提高。“有很多不必要的花费都可以查出来,跟时间管理一样,有记录才能改进。”

    王刚坦言,在遇到快普之后,他才开始感受到企业管理的真正内涵。从创业初期,一个人辛苦维护上下游资源,到今天完全放权,建立起优秀的团队,不再害怕客户会因为人员流动而流失,建立了井然有序的库房,建立了多个分公司……一步步走来,信息化管理工具一直在帮助他做出正确的管理选择。

    “管理要一关一关地过,每次都是突破自己。业绩的不断翻番告诉我,我的选择是正确的。有好的信息化管理系统,公司管理会更让我放心。现在,我能做更多的事,对未来看得也更清晰,并且更有信心把公司做大。我想在2~3年内做到融会贯通,把这套软件用好,5年内让业绩增长5倍。”王刚深有感触地说。

买一套软件却找到一个顾问

    在王刚眼中,厦门快普并不仅仅只是一个管理软件的供应商。因为两年来,快普为他解决的问题远远超过了一个软件开发商的服务范畴,它甚至成了王刚进行企业管理的智囊团、知识库和贴身顾问。老员工离职、企业文化定位、管理流程的纠结……王刚似乎渐渐习惯了在网上和厦门快普的管理层一起探讨他所遭遇的管理难题。他告诉记者,每一次他都得到了有价值的建议。

    从北京区域分销做到全国分销,北京赛科世杰的生意越做越大,还在重庆、成都、西安开设了分公司。今天,借助快普M6平台上的呼叫中心系统,销售人员可以高效地做好全国市场。王刚认为他的企业目前已经进入了平稳发展期,而能够顺利进入这个阶段,与他们及时发现了快普有直接关系。而快普M6在为他们服务的这两年中,也确实做到了安全稳定,完全满足了企业发展的需求。

    王刚甚至觉得,这套系统和他的企业一起发展15年都不成问题。“我们曾经做过测试,把系统未来可能遇到的问题提前预测出来。我们发现,即使是大量数据集体调用,也没有出现死机、信息不畅等问题。基于当前的预测,这套系统承载我们未来15年的发展,在技术上没有问题。”

观 点

    优秀的信息化管理能让企业基业长青

    已经成为思科、联想、IBM、HP重要渠道合作伙伴和专业IT服务商的北京赛科世杰,是一个典型的依托信息化管理实现快速成长的例证。“任何企业都要有所为,有所不为,做最擅长的事,才能脚踏实地发展。”在王刚眼中,优秀的信息化管理可以让企业基业长青,它不仅能让管理者时刻反思,还能为企业抵御盲目扩张、避免资源浪费。

    但同时,企业的管理者也要意识到,优秀的信息化管理一定是与目标明确的流程化管理相对应的。除了借助系统的功能,管理者更要重视节点的管理,比如让每件事都有2个以上的参与者可以防止内部腐败,提高团队协作能力;让信息公开透明,有助于企业目标达成,让每个人时刻看到别人完成情况,了解自己的目标。这样的信息化管理才能对企业的腾飞具有战略意义。

    “最开始推行整个系统的时候只有3个人:我、会计和管理员。我们执行到位了,其他人就简单了。”在推进企业信息化管理的过程中,王刚总结的经验是:信息化建设一定要由企业的管理者去推进,“管理、计划、实施、控制,在企业中要做到让系统自动运转,这样的信息化管理就不会是摆设了”。

媒体报道链接:

    IT168:中小企业信息化的心酸

    赛迪网:中小企业信息化的心酸(1)    

 

 

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