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快普咨询

OA行业典型案例分析

来源:本站原创 作者:佚名 发布日期:2015-11-02 11:11:53 点击数: 附件:无

一、公司概况

  某办公设备公司从事OA办公行业服务十几年,是某省的理光、柯美、利盟、三星等品牌的省级金牌代理商。主营业务包括:各品牌办公设备以及耗材的分销、直销、政府采购、租赁业务、机器维修保养业务等,公司年营业额在6000万左右,其中每天平均销售单量40单,每天的平均服务工单50单左右。公司目前有60多人,其中外修工程师15人,驻点维修工程师2人,组织架构如图1所示。


图1:组织架构


二、信息化现状及存在的问题

  该公司在快普系统上线前运用的是用友T3以及宁波施乐的售后服务系统,两套系统独立运作,无法有效地把业务相互衔接,出现业务断层。随着业务和人员的增长,该公司目前的管理模式很难满足业务持续增长的管理需求,主要存在问题:

  1、各部门之间无法实现有效的协同,出现问题相互推卸责任,无法追踪落实;

  2、仓库发货、领料、借欠没有规范的流程导致库存不准;

  3、租赁业务流程比较混乱,内部没有标准化流程,影响服务质量;

  4、外出工程师服务过程无法实现管控,服务效果也无法得到有效确认。

  如何实现管理模式的转变成为该公司管理层需要考虑的主要问题。通过快普顾问归纳分析,信息化整合,可以解决该公司的关键问题。

  1、促进部门之间的协同办公,避免信息孤岛;

  2、规范租赁业务流程,实现租赁业务标准化;

  3、构建完善的售后服务体系,提升服务质量。


三、解决方案

1、规划进销存财务审核流程

  通过系统化流程定制,实现关键流程审核。快普顾问根据该公司的实际业务背景,规划销售管理、领料管理、借出借进管理等供应链管理流程;应用标准的会计准则,规范应收应付管理,结合行业特点,规划费用申请、付款申请,发票管理、押金与员工借款等关键管控流程,各流程关键管控见下表所示:



2、规范租赁业务流程


(1)、业务流程图说明

  销售部签订销售合同,并在系统录入租赁合同,仓储物流部根据租赁合同的做机器领出,机器的领出一方面转为技术服务部做机器的台账管理,另一方面转为财务做固定资产管理。技术服务部定期抄表服务与结算,财务部根据技术部的抄表结算信息收款,流程图如下所示:



(2)、关键报表及核算说明

  机器收支统计表主要以机器名称、往来客户、工程师、货品类别等维度统计器的收支情况。通过和机器关联的合同、产生的结算收入、费用开支、折旧费用、领料的成本的统计,可以核算出每台机器的收入和支出情况。

  机器收支统计表既可以方便地统计出机器租赁的利润,作为工程师或者技术服务部门的业绩衡量的指标,也可以辅助管理层做业务决策。

3、构建售后服务体系


(1)、业务流程图说明

  技术服务部客服新增服务受理单,根据工程师的去向做服务派单,工程师通过移动M6接受到服务单,到达客户现场做移动签到,完成服务之后在移动M6填写服务措施和服务结果。技术部主管检查服务单的完成情况,并转入工单结算,一方面是结算工程师的绩效,另一方面是与客户或者第三方结算服务费用,结算的服务费用转为财务应收应付进行账务管理。服务过程中的耗材配件的领料或者销售,直接纳入仓库物流部的领料管理、销售出货管理流程。对应流程如下图所示:



(2)、特殊业务处理

  该客户有大量的租赁、年保、全保业务,耗材管理成为管理上的难点,由于一直无法有效控制耗材与配件的领用,造成耗材与配件的浪费,很难追溯最终的使用情况。通过更换备件功能实现服务工单和更换的耗材配件的关联,有效地控制耗材和配件的领出,减少人为原因的耗材或配件的损失。

(3)、移动M6的运用

  通过移动M6,工程师能够快速及时地响应服务派单,提升服务的质量和效率。对于管理层,可以随时掌握工程师去向,充分调动服务资源为客户服务,达到有限服务资源的合理优化配置。

(4)、关键业绩指标及核算说明



四、实施效果

  随着快普M6系统的上线运用,该公司实现了管理上的变革,提升了企业整体管理水平。通过业务流程的审批流程定制,实现各个部门协同,避免出现信息孤岛以及权责不分的现状,真正做到了部门协同办公。快普顾问运用行业的管理特点,规划梳理了供应链财务管理流程,实现业务清晰化、财务标准化。快普顾问结合该公司的实际业务,提供了租赁业务系统化的完整解决方案,构建了售后服务标准化的管理体系,大大提升了售后服务的质量和效率。



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